Of declaraties nu onder zakelijk of privébelangen vallen, hangt af van het te declareren goed. Sommige declaraties zijn wel degelijk volgens afspraak, maar onrechtmatig omdat er een handtekening mist. Om er voor te zorgen dat het duidelijk is wat gedeclareerd mag worden en hoe dat gedaan dient te worden, moeten er binnen het bedrijf heldere afspraken zijn. Er mag geen willekeur over bestaan wat je per rang en per functie mag declareren en dat moet binnen een bedrijf ook goed gecontroleerd kunnen worden.

Werkelijke declaratie

Wat een werknemer uiteindelijk mag declareren hangt dus van het beleid van de organisatie af. Een werkgever mag in principe geheel zelf bepalen welke kosten hij wil vergoeden. In de praktijk betekend dit vaak dat de werkgever goed let op de regels van de fiscus, omdat een werkgever bij loon belasting moet betalen.

Werkkostenregeling?

Een werkgever kan sinds 2011 kiezen voor een werkkostenregeling of aparte declaratie door middel van bonnetjes. Met een werkkostenregeling betaald de werkgever ongezien 1,4% van de fiscale loonsom als onkostenvergoeding. Bij gerichte vrijstellingen zoals vervoerskosten mag de werkgever wel apart blijven vergoeden.
Door deze regeling zijn de administratieve handelingen rondom declaraties heel wat verminderd voor zowel werkgever als werknemer.

Toekomstplan

Vanaf 2014 is de keuze voor een werkkostenregeling niet meer te maken, deze wordt namelijk voor alle werknemers verplicht. Daarnaast zijn er afhankelijk van het beleid van het bedrijf nog wel losse declaraties te maken. Een accountant ziet vaak toe op gemaakte declaraties, maar controleert niet alle losse declaraties. Bij twijfel kan een accountant de afdeling forensische accountancy inschakelen. De vermoedens worden dan gecontroleerd.